Evaluasi Kinerja Organisasi

A. Pengertian Evaluasi

Pada umumnya konsep evaluasi sebagai proses adalah mengumpulkan informasi dan menggunakan standar atau kriteria dalam evaluasi, menarik kesimpulan, menetapkan suatu keputusan yang berguna yang dapat diaplikasikan pada semua situasi yang dihadapkan pada pimpinan organisasi. Ketiga unsur tersebut dicakup pada semua evaluasi. Semua metode kerja, kegiatan dan situasi dalam suatu organisasi dapat dievaluasi.

Evaluasi dalam konteks manajemen terutama digunakan untuk membantu memilih dan merancang kegiatan yang akan datang. Studi evaluasi dapat menilai atau menduga keadaan yang dihasilkan suatu kegiatan dalam hal ini perubahan organisasi (mencakup keluaran/output dan hasil/outcome) dan distribusi manfaat diantara berbagai kelompok sasaran, dan dapat menilai efektivitas biaya dari proyek dibanding dengan pilihan lainnya. Jika kegiatan tidak mempunyai sistem evaluasi yang efektif, bahaya akan meningkat untuk melanjutkan kegiatan yang tidak menghasilkan manfaat yang diinginkan. Evaluasi diperlukan untuk melihat kesenjangan antara “harapan dan kenyataan”. Hal yang sangat dipentingkan dalam semua kegiatan evaluasi adalah kesempurnaan dan keakuratan data. Evaluasi pada dasarnya merupakan kajian yang merupakan kegiatan mencari faktor-faktor penyebab timbulnya permasalahan, bukan hanya sekedar gejala yang tampak dalam permukaan. Karena itu evaluasi merupakan kegiatan diagnostik, menjelaskan interpretasi hasil analisis data dan kesimpulan.

Proses evaluasi terhadap kinerja organisasi ini penting dilakukan, karena tanpa evaluasi tidak akan diketahui sampai sejauhmana organisasi tersebut telah efektif melakukan perubahan menuju organisasi berkinerja tinggi. Bisa dikatakan bahwa evaluasi terhadap kinerja organisasi pada hakekatnya adalah sebuah usaha untuk mengetahui “di mana kita nyatanya berada” dan “di mana kita seharusnya berada”. Dari hasil evaluasi bisa diketahui apa kekurangan dalam mewujudkan organisasi berkinerja tinggi dan kemudian dapat dilakukan langkah-langkah intervensi untuk memperbaiki kondisi yang ada.

Selanjutnya sebagai indikator organisasi berkinerja tinggi dapat diukur dari hasil kerja organisasi (kinerja) organisasi itu sendiri. Bila hasil evaluasi ternyata menunjukkan kinerja yang tinggi berarti organisasi tersebut telah berhasil melakukan perubahan menjadi organisasi berkinerja tinggi. Akan tetapi sebaliknya bila hasil evaluasi menunjukkan kinerja yang belum memuaskan, maka perlu dicari permasalahan apa yang menghambat terwujudnya organisasi berkinerja tinggi.

B. Pendekatan Evaluasi Kinerja Organisasi

Mengingat pentingnya evaluasi kinerja organisasi untuk mengetahui tingkat perubahan datam mewujudkan organisasi berkinerja tinggi, maka pertanyaan yang muncul adalah:

·         bagaimana melakukan evaluasi terhadap kinerja organisasi?

·         Pendekatan apa yang digunakan?

·         dan indikator apa saja yang pertu diukur sehingga evaluasi yang dilakukan dapat memberi informasi keadaan yang sebenarnya dari tingkat kinerja yang ada?

Untuk mengevaluasi kinerja sebuah organisasi bisa digunakan beberapa pendekatan. Pendekatan tersebut antara lain:

1. Pendekatan pencapaian tujuan

Pendekatan ini merupakan pendekatan yang paling umum digunakan dalam menilai kinerja organisasi, dimana output dan atau hasil yang ada/dicapai dibandingkan dengan hasil sebelumnya dan rencana/target yang telah ditetapkan. Dengan kriteria ini kinerja organisasi ditentukan dengan seberapa jauh pencapaian tujuan organisasi.

Untuk bisa menggunakan pendekatan ini, ada beberapa hal yang harus dipenuhi, antara lain:

·         Organisasi mempunyai tujuan akhir yang jelas, yang tercermin dari visi dan misi yang dimiliki

·         Tujuan-tujuan tersebut diidentifikasi dan ditetapkan dengan baik agar dapat dimengerti

·         Tujuan-tujuan tersebut sedikit saja agar mudah dikelola

·         Ada konsensus untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

·         Kemajuan kearah pencapaian tujuan tersebut dapat diukur.

2. Pendekatan Sistem/Proses Internal

Organisasi yang berkinerja tinggi harus memiliki proses internal “yang sehat”. Organisasi memiliki proses internal yang sehat jika arus informasi berjalan baik, pegawai mempunyai loyalitas, komitmen, kepuasan kerja dan saling percaya. Kriteria yang lain adalah minimalnya konflik yang tidak perlu terjadi serta tidak ada manuver politik yang merusak dari para anggota. Selain itu, pendekatan ini lebih menekankan kriteria yang akan meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi, seperti memperoleh sumber daya, mempertahankan dirinya secara internal dan berintegrasi dengan lingkungan eksternalnya. Tujuan akhir tidak diabaikan, tetapi hanya dipandang sebagai satu elemen di dalam kumpulan kriteria yang lebih kompleks. Pendekatan ini lebih menekankan pada cara untuk mencapai tujuan. Hal-hal tersebut di atas didasarkan pada asumsi-asumsi sebagai berikut :

·         Organisasi terdiri dari sub-sub bagian yang saling berhubungan, dimana jika salah satu bagian mempunyai kinerja yang jelek akan berpengaruh terhadap keseluruhan organisasi.

·         Interaksi yang berhasil dengan lingkungan, sehingga manajemen tidak boleh gagal dalam mempertahankan hubungan baik dengan pelanggan, serikat pekerja, dan lainnya.

·         Kelangsungan hidup membutuhkan sumber daya, oleh karena itu harus dilakukan penggantian terus menerus terhadap bahan baku, lowongan/ kekurangan pegawai diisi, perubahan pelanggan diantisipasi dan sebagainya.

Pendekatan sistem ini akan sangat berguna jika ada hubungan yang jelas antara masukan (input) dan keluaran (out-put) dan sebaliknya ada beberapa kendala karena kesulitan mengembangkan alat ukur, misalnya untuk melihat kejelasan komunikasi intern.

3. Pendekatan Kepuasan Konstituen Strategis

Organisasi tergantung dan sekaligus mempengaruhi hidup orang-orang atau pihak di luar organisasi. Oleh karena itu tingkat kepuasan tiap-tiap pihak yang terlibat merupakan kriteria penting bagi kinerja organisasi. Dengan pendekatan ini organisasi pemerintah dikatakan efektif dan atau berkinerja tinggi jika dapat memenuhi tuntutan dari konstituen yang mendukung kelanjutan eksistensi organisasi tersebut. Yang dimaksud dengan konstituen disini adalah orang atau sekelompok orang yang mempunyai pengaruh terhadap kelangsungan hidup organisasi, seperti penyedia sumber daya, pelanggan dan sebgainya.

Dan hal tersebut penting kiranya bagi organisasi mempunyai kemampuan untuk mengidentifikasi konstituennya yang penting. Organisasi mampu menilai pola preferensi konstituen tersebut dan mampu memenuhi tuntutannya serta pada akhirnya organisasi harus mengejar sejumlah tujuan yang dipilih sebagai respon terhadap kelompok-kelompok kepentingan.

Pendekatan ini akan sangat berguna ketika konstituen mempunyai pengaruh yang kuat terhadap organisasi. Seperti yang terjadi sekarang ini dimana masyarakat, Lembaga Swadaya Masyarakat dan Dewan Perwakilan Rakyat begitu kuat tuntutannya kepada pemerintah (baca: organisasi pemerintah) untuk bisa memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya. Karena adanya tuntutan tersebut organisasi pemerintah diharapkan menanggapi dan memenuhi tuntutan konstituen tersebut.

Ada beberapa kesulitan yang mungkin akan dihadapi ketika menggunakan pendekatan ini. Penentuan konstituen strategis pada lingkungan yang besar pada prakteknya sangat sulit, karena lingkungan berubah dengan cepat. Hal lain adalah pada masing-masing bagian/unit organisasi bisa saja mempunyai konstituen strategis yang berbeda. Dengan kondisi ini dengan sendirinya organisasi akan kesulitan menetapkan konstituen mana yang harus dipenuhi tuntutannya.

4. Pendekatan Faktor Bersaing

Pada pendekatan ini seluruh variabel yang mempengaruhi efektivitas organisasi diidentifikasi, kemudian menentukan bagaimana variabelvariabel tersebut saling berhubungan. Hal ini dilakukan karena menurut pendekatan ini, tidak ada pendekatan/kriteria yang paling baik untuk menilai kinerja organisasi. Tidak ada tujuan tunggal yang dapat disetujui semua orang dan tidak ada konsensus yang menetapkan tujuan mana yang harus didahulukan. Oleh karena itu berbagai pendekatan tersebut dikonsolidasikan/dikombinasikan sehingga membentuk kumpulan dasar nilai bersaing.

Dari kombinasi yang dilakukan didapat tiga kumpulan dasar nilai bersaing sebagai berikut :

·         Fleksibilitas versus kontrol. Dalam tiap organisasi dibutuhkan adanya fleksibilitas dan sekaligus kontrol yang merupakan dimensi yang saling berlawanan. Fleksibilitas menghargai inovasi, penyesuaian dan perubahan mengikuti perubahan dalam lingkungan, sedangkan kontrol lebih menyukai stabilitas, ketentraman dan kemungkinan prediksi.

·         Kepentingan manusia versus kepentingan organisasi. Dalam tiap organisasi dimana didalamnya terdiri dari manusia, akan selalu ada persaingan dimana manusia (sebagai individu/kelompok kecil individu) mempunyai kepentingan yang terkadang berbenturan dengan kepentingan organisasi. Dari hal ter sebut ter jadi persaingan apakah penekanan lebih terhadap kebutuhan dan kesejahteraan manusia atau pengembangan dan produktivitas organisasi.

·         Cara/proses versus tujuan/hasil. Kondisi ideal dari tiap organisasi adalah cara/proses berjalan dengan baik dalam arti sinergi dari tiap orang/unit berjalan baik sehingga tujuan organisasi tercapai dengan baik.

C. lndikator dan Metode Evaluasi Kinerja Organisasi

Untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja organisasi perlu ditentukan indikator yang akan diukur. Indikator ini bisa di break-down dari kombinasi pendekatanpendekatan yang telah dikemukakan sebelumnya. Selain itu indikator dapat pula dilihat dari beberapa metode pengukuran kinerja yang selama ini dikenal seperti Common Assessment Framework (CAF) dan Baldrige National Quality Program (BNQP).

1. Common Assessment Framework (CAF)

CAF merupakan alat untuk mengukur organisasi (self assessment) di sektor publik. CAF dikembangkan oleh Directors-General of Public Administration dari negara anggota Uni Eropa untuk mendukung pengenalan ide dan prinsip-prinsip total quality management (TQM) di bidang sektor publik di Uni Eropa dan sekitarnya.

CAF terdiri dari 9 kriteria evaluasi yang secara bersama-sama membentuk sebuah framework yang logis dan menyeluruh, dan memungkinkan untuk dilakukannya pengukuran pada kegiatan dan tindakan yang relevan, dan kinerja dari organisasi sektor publik. Empat kriteria digunakan untuk mengukur kinerja enabler (apa yang dilakukan organisasi untuk mencapai hasil yang ekselen). Kemudian, lima kriteria digunakan untuk mengukur results (hasil-hasil yang dicapai organisasi).

Kriteria yang masuk dalam kategori Enabler adalah :

·         Kriteria 1: Kepemimpinan, yaitu bagaimana pimpinan dan manajer mengembangkan dan memfasilitasi pencapaian misi dan visi dari organisasi publik.

·         Kriteria 2: Kebijakan dan Strategi, yaitu bagaimana organisasi menerapkan misi dan visinya melalui strategi yang berfokus pada stakeholder yang jelas, didukung oleh kebijakan, tujuan yang telah direncanakan, target dan proses-proses yang relevan.

·         Kriteria 3: Manajemen Sumber Daya Manusia yaitu bagaimana organisasi mengelola, mengembangkan dan menyebarkan pengetahuan dan potensi orang-orangnya secara maksimal pada tingkat individu, kelompok, maupun organisasi.

·         Kriteria 4: Sumber-sumber dan Kemitraan Eksternal, yaitu bagaimana organisasi merencanakan dan mengelola kemitraan eksternal dan sumber-sumber internalnya untuk mendukung kebijakan dan strateginya, dan proses operasinya yang efektif.

Kriteria yang masuk dalam kategori Results adalah :

·         Kriteria 5: Manajemen Proses dan Perubahan, yaitu bagaimana organisasi mendisain, mengelola dan meningkatkan prosesnya untuk mendukung kebijakan dan strateginya, dan secara penuh memuaskan para pengguna jasa dan stakeholder-nya.

·         Kriteria 6: Hasil-hasil yang berorientasi pada pengguna jasa/masyarakat, yaitu hasil apa yang dicapai organisasi dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan dan harapan para pengguna jasa dan masyarakat dengan hasil-hasil (out–comes) external-nya.

·         Kriteria 7: Hasil-hasil Manusia (Pegawai), yaitu hasil-hasil yang dicapai organisasi dalam kaitannya dengan kepuasan para pegawainya.

·         Kriteria 8: Dampak pada masyarakat, yaitu apa yang dicapai organisasi dalam memuaskan kebutuhan dan harapan dari masyarakat pada tingkat lokal, nasional, dan internasional (sesuai dengan cakupan organisasi).

·         Kriteria 9: Hasil-hasil Kinerja Kunci, yaitu apa yang dicapai organisasi dalam hubungannya dengan mandat dan tujuan-tujuan khususnya dan dalam memuaskan kebutuhan dan harapan dari setiap orang.

2. Baldrige National Quality Program (BNQP) BNQP adalah sebuah program yang dilaksanakan oleh National Institute of Standards and Technology (NIST), sebuah lembaga federal dibawah Commerce Department’s Technology Administration. Program ini ditujukan untuk meningkatkan tingkat kompetisi, kualitas, produktifitas dan kinerja organisasi-organisasi di Amerika Serikat. Adapun kriteria-kriteria yang dievaluasi melalui metode ini dibangun berdasarkan seperangkat nilai dan konsep yang saling berhubungan sebagai berikut:

1.      Visionary leadership, yaitu seorang pemimpin harus menyusun arah, sistim nilai yang jelas serta pengharapan yang tinggi bagi organisasinya. Arah, sistim nilai dan pengharapan harus seimbang terhadap keseluruhan kebutuhan stakeholder. Selain itu pemimpin harus bisa juga menjamin bahwa pada penyusunan strategi, sistem dan metode menunjang pencapaian hasil yang terbaik, mendorong inovasi serta membangun pengetahuan dan kemampuan pegawai.

2.      Customer-driven excellence, yaitu sebuah konsep strategis dalam menghadapi keinginan customer serta pasar. Kualitas dan kinerja dinilai oleh customer organisasi. Oleh karena itu prinsip ini mempunyai dua komponen, yang pertama kemampuan memahami kemauan customer saat ini dan kedua, antisipasi terhadap kemauan customer dimasa depan serta perkembangan pasar.

3.      Organizational and personal learning, yaitu dalam pencapaian level tertinggi dari kinerja organisasi dibutuhkan organizational and personal learning agar dapat mengikuti perubahan-perubahan yang terjadi di dalam organisasi.

4.      Valuing employees and partners, yaitu peduli pada peningkatan pengetahuan, keahlian, kreativitas dan motivasi para pegawai dan relasi kerja.

5.      Ability yaitu sebuah kemampuan untuk perubahan yang cepat dan fleksibilitas.

6.      Focus on the future  yaitu orientasi yang kuat akan masa depan dan kemauan membentuk komitmen jangka panjang dengan stakeholder. Perencanaan organisasi harus mempertimbangkan banyak faktor seperti harapan customer, peluang bisnis yang baru, globalisasi, perkembangan teknologi dan sebagainya.

7.      Managing for innovation. Dengan prinsip ini inovasi adalah melakukan perubahan yang berarti untuk meningkatkan kualitas produk, servis dan proses yang memberi nilai tambah baru bagi seluruh stakeholder. Inovasi harus mampu membimbing organisasi menuju pada tingkat lain dari kinerja yang telah dicapai.

8.      Management by fact, yaitu ketergantungan organisasi pada pengukuran  dan analisis kinerja. Dengan analisa data dari hasil pengukuran kinerja dilakukan evaluasi dan perubahan untuk mendukung pencapaian tujuan.

9.      Public responsibility and citizenship, yaitu penekanan tanggungjawab organisasi pada publik terkait dengan kesehatan dan keselamatan publik dan keselamatan lingkungan serta kemauan bertindak sebagai warga yang baik dengan mengutamakan tujuan-tujuan penting dimasyarakat seperti peningkatan pendidikan misalnya.

10.  Focus on results and creating value yaitu pengukuran kinerja organisasi harus fokus pada pencapaian hasil. Pencapaian hasil digunakan sebagai penciptaan nilai tambah dan nilai penyeimbang antar stakeholder. Dengan menciptakan nilai tambah bagi para stakeholder, organisasi membangun loyalitas dan berkontribusi pada lingkungannya.

11.  System perspective yaitu melihat organisasi sebagai suatu keseluruhan dari semua unsur-unsur yang ada untuk mencapai sukses yang diidamkan.

Bila dikaitkan dengan organisasi berkinerja tinggi, sebagaimana dikemukakan oleh Mark G. Popovich (1998), terdapat 8 karakteristik organisasi berkinerja tinggi diantaranya adalah :

·         Mempunyai misi yang jelas.

·         Menetapkan hasil yang akan dicapai dan berfokus pada pencapaian keberhasilan tersebut.

·         Memberdayakan para pegawainya.

·         Memotivasi individu-individu dalam organisasi untuk meraih sukses.

·         Bersifat fleksibel dan selalu dapat menyesuaikan diri dengan kondisi yang baru.

·         Selalu berkompetisi meningkatkan kinerja

·         Selalu menyempurnakan prosedur kerja demi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan atau masyarakat.

·         Selalu berkomunikasi dengan stakeholders (pihak terkait dengan kinerja organisasi

Dari pendekatan dan indikator di atas, untuk mengevaluasi kinerja organisasi bisa dilakukan dengan indikator-indikator sebagai berikut :

1.      Visi dan misi, yang diukur dari tingkat pencapaiannya

2.      Pemberdayaan pegawai, yang diukur yaitu sampai sejauh mana pegawai diberdayakan dalam rangka proses pencapaian visi dan misi, motivasi dilakukan terhadap individu-individu di dalam organisasi.

3.      Fleksibel dan menyesuaikan dengan kondisi yang baru, yang diukur yaitu sejauhmana organisasi menyesuaikan dengan perubahan dan sejauhmana pula learning organization/penciptaan iklim belajar terus menerus dilakukan.

4.      Selalu berkomunikasi dengan stakeholders/pihak terkait dengan kinerja organisasi (customer-driven excellence), yang diukur adalah sejauh mana organisasi/individu organisasi dapat memenuhi kebutuhan masyarakat/ pelanggan.

5.      Menetapkan hasil yang akan dicapai dan berfokus pada pencapaian keberhasilan tersebut (focus on results and creating value), yang diukur adalah sampai sejauh mana pengukuran kinerja dilakukan dalam mencapai visi dan misi.

6.      Selalu berkompetisi meningkatkan kinerja, yang diukur adalah sejauh mana pemupukan semangat berusaha dilakukan, ketangguhan pegawai menghadapi masalah dan semangat pegawai yang senantiasa berusaha dan tidak mudah menyerah.

D. Rangkuman

Evaluasi pada dasarnya merupakan kajian yang merupakan kegiatan mencari faktor-faktor penyebab timbulnya permasalahan, bukan hanya sekedar gejala yang tampak dalam permukaan. Karena itu evaluasi merupakan kegiatan diagnostik, menjelaskan interpretasi hasil analisis data dan kesimpulan.

Evaluasi bersifat diagnosa untuk mengetahui persoalan dan memecahkan persoalan. Evaluasi dalam mata diklat ini lebih tertuju evaluasi permasalahan organisasi setelah dilaksanakan perubahan organisasi pada uit kerja eselon II. setelah dilaksanakan perubahan atau pengembangan harus ada evaluasi pelaksnan terhadap organisasi untuk memetakan persoalan yang terjadi. Oleh karena itu para peserta harus dilandasi pola berpikir objektif, sehingga hasil evaluasi bertitik tolak pada landasan hasil evaluasi, dimana dihindarkan unsur subjektivitas dalam merumuskan hasil evaluasi.

Pendekatan yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi kinerja meliputi : (1) Pendekatan pencapaian tujuan, (2) pendekatan sistem atau proses internal, (3) pendekatan kepuasan konstituen strategis, dan (4) pendekatan faktor bersaing. Untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja organisasi perlu ditentukan indikator  yang akan diukur. Indikator ini bisa di break-down dari kombinasi pendekatan- pendekatan yang telah dikemukakan sebelumnya. Selain itu indikator dapat pula dilihat dari beberapa metode pengukuran kinerja yang selama ini dikenal seperti Common Assessment Framework (CAF) dan Baldrige National Quality Program (BNQP).

Indikator-indikator untuk mengevaluasi kinerja organisasi tersebut adalah : (1)Visi dan misi, (2) Pemberdayaan pegawai, (3) Fleksibel dan menyesuaikan dengan kondisi yang baru, (4) Selalu berkomunikasi dengan stakeholders/pihak terkait dengan kinerja organisasi (customer-driven excellence), (5) Menetapkan hasil yang akan dicapai dan berfokus pada pencapaian keberhasilan tersebut (focus on results and creating value), (6) Selalu berkompetisi meningkatkan kinerja.